SZ nr 85–92/2015z 5 listopada 2015 r.
e-ZLA - Elektroniczne Zwolnienia Lekarskie
Magdalena Sobiak
Od stycznia 2016 roku lekarze będą mogli wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie – e-ZLA. Wystawianie e-ZLA umożliwi szybszą kontrolę nad poprawnością wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Dotyczy to zwłaszcza zwolnień krótkoterminowych, które są często doręczane z opóźnieniem.
Zwolnienia tradycyjne wystawiane przez lekarzy na papierowym formularzu, będą obowiązywały do końca 2017 r. Natomiast od 1 stycznia 2018 roku będą wystawiane wyłącznie zwolnienia elektroniczne.
e-ZLA będą mogli wystawiać lekarze mający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Wystawianie e-ZLA będzie trwało krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz uzyska bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny – jeśli e-ZLA będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system. Z kolei adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Oczywiście, jeśli zajdzie taka konieczność, możliwa będzie zmiana niepoprawnych danych, np. nieaktualnego nazwiska pacjenta. System będzie też weryfikował daty okresu niezdolności do pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, podpowie kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy także będzie podgląd przez lekarza zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym zaświadczeń lekarskich poddanych kontroli przez lekarza orzecznika ZUS. System przypomni również lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta. Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS. Lekarze wystawiający zwolnienia elektroniczne nie będą już musieli pobierać i rozliczać się z pobranych papierowych druków zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA. Będą też zwolnieni z obowiązku przesyłania do ZUS papierowych oryginałów zwolnień oraz przechowywania ich drugiej kopii.
W określonych sytuacjach lekarz będzie musiał wydrukować e-ZLA i przekazać je pacjentowi. Będzie to konieczne, gdy pracodawca (płatnik składek) nie będzie miał profilu na PUE ZUS oraz gdy wystąpi o to pacjent (ubezpieczony). W pierwszej sytuacji pracownik będzie musiał dostarczyć pracodawcy wydruk e-ZLA. Natomiast w drugiej wydruk będzie stanowił dla pacjenta jedynie dowód tego, że e-ZLA zostało wystawione. W przepisach przewidziano także przekazanie pacjentowi zwolnienia na formularzu wydrukowanym z systemu, opatrzonym podpisem i pieczątką lekarza, gdy wystawienie e-ZLA nie będzie możliwe, np. z powodu braku dostępu do Internetu w trakcie wizyty. Takie papierowe zwolninie pacjent zobowiązany będzie dostarczyć pracodawcy albo ZUS. Natomiast lekarz będzie musiał w terminie 3 dni roboczych (od wystawienia albo ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zwolnienia) przesłać je elektronicznie do ZUS.
Jeśli lekarz wystawi e-ZLA, pacjent będzie zwolniony z obowiązku dostarczania zwolnienia pracodawcy. Zostanie ono przesłane do niego (na PUE płatnika) i do systemu ZUS. Zatem pracownik nie będzie już musiał pilnować terminu 7 dni na dostarczenie zwolnienia. Nie będą go też dotyczyły ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu. W przypadku pracowników, których pracodawca nie wypłaca zasiłków, konieczne będzie złożenie wniosku o zasiłek. Ubezpieczony może to zrobić poprzez swój profil na PUE.
Informacja o wystawieniu e-ZLA ukaże się na profilu PUE ubezpieczonego. Przewidziano tam specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Pracodawca będzie też mógł drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnień. Korzystając z PUE, pracodawca (którego pracownikom zasiłki wypłaca ZUS) będzie mógł przesłać do Zakładu zaświadczenie na druku ZUS Z-3. Będzie ono traktowane także jako wniosek o zasiłek.
Obowiązek utworzenia profilu na PUE ciąży na płatnikach zobowiązanych do elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych, czyli co do zasady rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Na utworzenie profilu na PUE ustawodawca wyznaczył czas do końca 2015.
Jeśli pracodawca zatrudniający nie więcej niż 5 osób nie będzie miał profilu na PUE, to do niego będzie musiał trafić wydruk e-ZLA, wówczas płatnicy niemający profilu na PUE muszą do końca grudnia 2015 r. poinformować (w formie pisemnej) swoich ubezpieczonych o obowiązku dostarczania, począwszy od 1 stycznia 2016 r., wydruków e-ZLA.
Celem projektu elektronizacji zaświadczeń lekarskich jest poprawa efektywności ich obiegu i obsługi zarówno wewnątrz ZUS, jak i w ramach interakcji z podmiotami zewnętrznymi (lekarzami, płatnikami składek). Obecnie znajdujemy się w okresie przejściowym, w którym dozwolone będzie jeszcze wypisywanie papierowych zwolnień. Jeśli lekarz zdecyduje się na wystawienie ZLA w formie papierowej, będzie musiał poinformować pacjenta – pracownika o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy w terminie 7 dni od jego otrzymania. Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25 proc. – za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia.