SZ nr 17–20/2001z 1 marca 2001 r.
Stuknij na okładkę, aby przejść do spisu treści tego wydania
Rejestr zakładów opieki zdrowotnej według nowych zasad
Piotr Mirosławski, Adam Kozierkiewicz
W 2000 r. Minister Zdrowia dokonał zmian w dwóch rozporządzeniach, regulujących zasady działania rejestru zakładów opieki zdrowotnej. Wprowadzenie tych rozporządzeń miało na celu ujednolicenie w skali kraju systemu identyfikacji oraz charakteryzowania zakładów oraz ich poszczególnych części organizacyjnych (jednostek i komórek). Zmiany w rozporządzeniach dokonywano w uzgodnieniu z kasami chorych, nowym i niezwykle ważnym partnerem na rynku ochrony zdrowia. To ze strony kas chorych pojawiają się przecież główne żądania dotyczące przekazywania danych, a zatem znaczna część rejestru służy potencjalnej identyfikacji podmiotów kontraktowanych przez kasy chorych.
Drugim ważnym odbiorcą i użytkownikiem informacji zawartej w rejestrze są służby statystyczne, działające w imieniu czy to wojewodów, czy też Ministra Zdrowia. Dla statystyki rejestr zakładów opieki zdrowotnej jest źródłem danych na temat tzw. operatu badań, czyli bazą adresową podmiotów zobowiązanych do przekazywania danych statystycznych.
Trzecim wreszcie bardzo ważnym użytkownikiem rejestru są samorządy lokalne, które na podstawie przepisów prawa zobowiązano do "zapewnienia ochrony zdrowia" na swoim terenie. W formie praktycznej ma to być realizowane m.in. w postaci planu zabezpieczenia ambulatoryjnego i ewentualnych interwencji w tym zakresie.
Ze strony Ministerstwa Zdrowia za sprawy rejestru zakładów opieki zdrowotnej odpowiedzialne jest Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.
Podstawy prawne i zasady działania nowego rejestru
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz.U. z 1991 r. nr 91, poz. 408 z późn. zm.), zakład opieki zdrowotnej może rozpocząć działalność dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru.
Ustawa w art. 17 nakłada na Ministra Zdrowia obowiązek określenia, w drodze rozporządzenia, danych objętych wpisem do rejestru, wzoru rejestru trybu dokonywania w nim wpisów i zmian oraz wykreśleń z rejestru. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 30 sierpnia 2000 r. w sprawie rejestru zakładów opieki zdrowotnej (Dz.U. z 2000 r. nr 74, poz. 864) weszło w życie 8 grudnia 2000 r.
Zasadniczą zmianą w stosunku do stanu poprzedniego jest forma prowadzenia rejestru – obecnie jest to forma elektroniczna. Jakkolwiek ustawodawca nie wskazuje konkretnego rozwiązania aplikacyjnego, to ze względów czysto praktycznych wskazane jest, aby była ona jednolita. Ustawa o zakładach opieki zdrowotnej stanowi, iż rejestr jest jawny i dostępny do wglądu dla osób trzecich. Warunek ten najpraktyczniej jest zrealizować za pomocą internetu; istnieją plany uruchomienia elektronicznego rejestru z dostępem do określonych danych za pośrednictwem stron www.
Kolejną odmiennością w kształcie rejestru jest jednolity sposób nadawania numeru księgi – składa się on z siedmiu cyfr, gdzie dwie pierwsze to identyfikator województwa lub ministra właściwego do spraw zdrowia, a pięć kolejnych – to numer decyzji o wpisie zakładu do rejestru, poprzedzony zerami odpowiednio do potrzeb.
Sama księga rejestrowa składa się z następujących działów:
- działu pierwszego pod nazwą "oznaczenie zakładu opieki zdrowotnej", którego rubryki wypełniane są na podstawie danych zawartych we wnioskach o:
- wpis zakładu do rejestru, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia,
- wpis zmian w rejestrze, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia,
- wykreślenie zakładu z rejestru, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia;
- wpis zakładu do rejestru, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia,
- działu drugiego pod nazwą "jednostki organizacyjne zakładu", którego rubryki wypełniane są na podstawie danych zawartych w wykazie jednostek organizacyjnych zakładu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia;
- działu trzeciego pod nazwą "komórki organizacyjne zakładu", którego rubryki wypełniane są na podstawie danych zawartych w wykazie komórek organizacyjnych zakładu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia, gdzie przez komórkę organizacyjną rozumie się funkcjonalnie wyodrębnioną na mocy statutu, regulaminu lub wewnętrznego zarządzenia część zakładu lub jednostki organizacyjnej;
- działu czwartego pod nazwą "urządzenia medyczne", którego rubryki wypełniane są na podstawie danych zawartych w wykazie aparatury i sprzętu medycznego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, przy czym umieszcza się tu dane jedynie o sprzęcie wymienionym w omawianym załączniku;
- działu piątego pod nazwą "personel medyczny zakładu", którego rubryki wypełnia się na podstawie wykazu osób wykonujących w zakładzie zawody medyczne, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
Kierownik zakładu lub osoba upoważniona przez podmiot tworzący zakład, oprócz załączników, składa kopie dokumentów stwierdzających spełnianie przez zakład wymogów ustawowych, a w szczególności:
- akt o utworzeniu zakładu,
- statut zakładu,
- dokument stwierdzający uprawnienia do budynku lub lokalu, w którym prowadzona będzie działalność zakładu,
- opinię organu inspekcji sanitarnej o spełnieniu wymagań fachowych i sanitarnych, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia zakładu,
- oświadczenie podmiotu tworzącego zakład, w którym wskazany jest kierownik zakładu, oraz jego oświadczenie o przyjęciu obowiązków i dokumenty potwierdzające spełnienie przez niego wymagań związanych z tym stanowiskiem,
- uchwałę lub zarządzenie o powołaniu rady społecznej, jeżeli ustawa nakłada obowiązek jej powołania.
Każdy wpis do rejestru odbywa się na zasadzie decyzji administracyjnej organu rejestrowego. Decyzja ta powinna zawierać dosłowną treść wpisu oraz rubryki księgi rejestrowej, w których wpis ma być dokonany. Dane raz wpisane do rejestru nie mogą zostać z niego usunięte. Zestaw ostatnich wydruków wszystkich działów księgi tworzy aktualny stan danych rejestrowych zakładu.
Zakład wpisany do rejestru na dotychczasowych zasadach ma czas do 30 kwietnia 2001 r. na złożenie wniosku o wpis zmian w rejestrze w zakresie danych dotychczas nie objętych rejestrem.
Zgodnie z ustawą, zakład opieki zdrowotnej obowiązany jest zgłaszać organowi prowadzącemu rejestr zmiany stanu faktycznego i prawnego odnoszące się do zakładu, powstałe po wpisie do rejestru i dotyczące danych zawartych w rejestrze, w terminie 14 dni od dokonania zmiany, jednak odnośnie do danych zawartych w załączniku nr 5 – personel medyczny zakładu – rozporządzenie reguluje obowiązek zgłaszania zmian w sposób odmienny; w tej sprawie zakład zgłasza informacje o stanie zatrudnienia personelu medycznego na dzień 30 czerwca i 31 grudnia każdego roku – pod warunkiem zaistnienia zmian w stosunku do stanu dotychczasowego.
Następną ważną zmianą w procesie rejestracji zakładów jest zastosowanie kodów identyfikacyjnych. Kwestię kodyfikacji szczegółowo reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia z 27 marca 2000 r. w sprawie systemu resortowych kodów identyfikacyjnych dla zakładów opieki zdrowotnej oraz szczegółowych zasad ich nadawania (Dz.U. z 2000 r. nr 30, poz. 379).
Rozporządzenie określa system resortowych kodów identyfikacyjnych dla zakładów opieki zdrowotnej oraz szczegółowe zasady ich nadawania. Kody resortowe nadawane są na podstawie informacji przekazanej przez podmiot, który utworzył zakład. System składa się z ośmiu części:
- część I stanowi, składający się z 14 znaków, niepowtarzalny numer identyfikacyjny REGON, nadany przez właściwy urząd statystyczny;
- część II stanowi 7-znakowy identyfikator z rejestru TERYT dla jednostki podziału terytorialnego, w której położony jest zakład;
- część III stanowi 2-znakowy kod resortowy podmiotu, który utworzył zakład;
- część IV stanowi 1-znakowy kod resortowy ogólnej struktury organizacyjnej zakładu;
- część V stanowi 2-znakowy niepowtarzalny kod resortowy, identyfikujący jednostkę organizacyjną w ogólnej strukturze organizacyjnej zakładu. Kod zawiera się w przedziale od 01 do 99 i pozostaje niezmienny, niezależnie od zmian organizacyjnych w zakładzie;
- część VI stanowi 1-znakowy kod resortowy, określający charakter jednostki organizacyjnej;
- część VII stanowi 3-znakowy kod resortowy, identyfikujący komórkę organizacyjną wykonującą świadczenia zdrowotne w ramach zakładu; kod ten zawiera się w przedziale od 001 do 699 i pozostaje niezmienny, niezależnie od zmian organizacyjnych w zakładzie;
- część VIII systemu stanowi 4-znakowy kod resortowy, charakteryzujący specjalność komórki organizacyjnej, zgodnie z listą kodów resortowych zawartą w załączniku do rozporządzenia. Kod komórki organizacyjnej określony w części VIII systemu powinien odzwierciedlać rodzaj prowadzonej działalności, uwzględniając w szczególności:
- choroby i problemy zdrowotne pacjentów,
- specjalność medyczną kierownika komórki organizacyjnej,
- rodzaj wyposażenia w sprzęt i aparaturę medyczną.
- choroby i problemy zdrowotne pacjentów,
Do celów identyfikacyjnych zakładu wykorzystuje się część I systemu. Do celów identyfikacyjnych jednostki organizacyjnej wykorzystuje się, oddzielone od siebie myślnikiem, 9 pierwszych cyfr części I systemu i część V. Natomiast do celów identyfikacyjnych komórki organizacyjnej wykorzystuje się, oddzielone od siebie myślnikiem, 9 pierwszych cyfr części I systemu i część VII.
Załącznik do rozporządzenia zawiera kody resortowe specjalności komórek organizacyjnych w poniżej przedstawionym układzie:
- Podstawowa opieka zdrowotna
- Poradnie specjalistyczne
- Komórki organizacyjne związane ze specjalizacją: choroby wewnętrzne
- Komórki organizacyjne innych specjalizacji zachowawczych
- Komórki organizacyjne związane z opieką nad matką i dzieckiem
- Komórki organizacyjne specjalności zabiegowych
- Komórki organizacyjne związane z chorobami psychicznymi i uzależnieniami
- Komórki organizacyjne stomatologiczne
- Komórki organizacyjne związane ze specjalizacją: choroby wewnętrzne
- Ośrodki, zespoły opieki pozaszpitalnej
- Opieka doraźna
- Oddziały szpitalne
- Komórki organizacyjne związane ze specjalizacją: choroby wewnętrzne
- Komórki organizacyjne innych specjalizacji zachowawczych
- Komórki organizacyjne związane z opieką nad matką i dzieckiem
- Komórki organizacyjne specjalności zabiegowych
- Komórki organizacyjne związane z chorobami i uzależnieniami
- Komórki organizacyjne stomatologiczne
- Inne komórki organizacyjne w opiece szpitalnej
- Komórki organizacyjne związane ze specjalizacją: choroby wewnętrzne
- Zakłady opiekuńczo-lecznicze i pielęgnacyjno-opiekuńcze
- Jednostki leczenia sanatoryjnego i uzdrowiskowego
- Pracownie diagnostyczne
- Pracownie protetyczne i środków pomocniczych
- Inne komórki działalności medycznej w zakładach opieki zdrowotnej.
Pomimo, zdawałoby się, klarownych zapisów prawnych nieustannie pojawiają się liczne zapytania i wątpliwości interpretacyjne. Dotyczą one głównie administracyjnej procedury wpisu do rejestru oraz zasad kodyfikacji jednostek i komórek zakładu.
Nieustający rozwój i wzrost znaczenia systemów informacyjnych obejmują również sektor opieki zdrowotnej. Rejestr zakładów opieki zdrowotnej ma szansę, początkowo samodzielnie, a w przyszłości łącznie z innymi rejestrami (rejestr kolumn transportu sanitarnego, rejestry zawodów medycznych, rejestr indywidualnych i grupowych praktyk lekarskich, rejestr aptek, krajowy rejestr sądowy itp.) stać się uniwersalnym źródłem wiedzy o zasobach sektora oraz punktem wyjścia do analiz i prognoz. Warunkiem spełnienia tych oczekiwań jest jednak właściwe i jednolite stosowanie zapisów rozporządzeń.
W związku z powyższym – celowe wydaje się informowanie osób odpowiedzialnych za proces rejestrowania zakładów opieki zdrowotnej – zarówno w organach prowadzących rejestry, jak i w zakładach opieki zdrowotnej – o zakresie stosowania zapisów ustawy o zozach i rozporządzeń o rejestrze i o systemie kodów resortowych. Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia służy wiedzą swoich pracowników i jest w stanie służyć radą zakładom opieki zdrowotnej oraz organom rejestrowym.